Modelos e Orientações
Elaboração de Contrato
A Resolução 987 de 2003 do CFC regulamenta a obrigatoriedade do contrato de prestação de serviços contábeis e também apresenta em seu Anexo I, um modelo básico para a construção deste. A Comissão de Estudos de Organizações Contábeis do CRCRS, está apresentando esse trabalho, no sentido de complementar a Resolução, tornando-a mais ilustrativa. Na realidade podemos denominá-lo de um guia prático de como elaborar um contrato de prestação de serviços, obviamente respeitando as particularidades de cada Organização Contábil, região e as necessidades dos clientes em relação aos serviços contratados. É importante também que outros riscos que não estão previstos neste guia prático sejam identificados para a elaboração de outras clausulas protetivas.
Orientações para elaboração de contrato:
INSTRUMENTO PARTICULAR DE CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS CONTÁBEIS
CONTRATANTE:
NOME DA EMPRESA:
CNPJ:
REPRESENTANTE(S) LEGAL(IS)/ADMINISTRADOR(ES):
FILIAL(IS) EM:
CONTRATADO:
ESCRITÓRIO ………. (representado …..) …
Pelo presente instrumento particular, as partes acima, devidamente qualificadas, doravante denominadas simplesmente CONTRATADAS e CONTRATANTES, na melhor forma de direito, e em atendimento à Resolução 987 CFC, de 11/12/2003 (DOU, 15/12/2009) ajustam e contratam a prestação de serviços profissionais, segundo as cláusulas e condições adiante arroladas.
CLÁUSULA PRIMEIRA – Do Objeto – O objeto do presente consiste na prestação dos seguintes serviços:
Sugestões (assuntos a tratar):
- Definir e delimitar o objeto do contrato (especificar os serviços de forma individualizada, de acordo com a contratação com cada contratante). Evitar o uso do objeto genérico como “área contábil”, “assessoria fiscal”, “setor de pessoal”.
- Tratar da conferência e auditoria da documentação (se será conferida / auditada integralmente ou por amostragem).
- Tratar sobre outros serviços que poderão ser contratados, em separado dos previstos no objeto do contrato.
- Delimitar o tratamento de toda e qualquer nova obrigação de natureza acessória, fiscal, tributária, trabalhista ou previdenciária, advinda de mudança na legislação ou mudança do perfil da CONTRATANTE.
- Tratar das novas obrigações não inerentes à atividade contábil (inscrição, manutenção e cancelamento de registros e informações de atos perante conselhos de classe, certificação digital, associações, sindicatos, órgãos ambientais, órgãos reguladores, autarquias e repartições públicas e privadas, tendo em vista as legislações aplicáveis e vigentes).
- Esclarecer (descrever) de forma clara e objetiva quais serviços não são objeto do contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA – Dos Deveres do Contratado
O CONTRATADO desempenhará os serviços com todo o zelo, diligência e honestidade, observada a lei vigente, resguardando os interesses da CONTRATANTE, sem prejuízo da dignidade e independência profissionais, sujeitando-se ainda às normas técnicas e do Código de Ética Profissional do Contador, aprovado pela Resolução nº. 806/96 e alterações subsequentes, do Conselho Federal de Contabilidade.
Definir também:
- Que não é responsável pelas consequências de informações, declarações ou documentação inidônea ou incompleta que forem prestadas pela contratante, bem como, ao desrespeito à orientação prestada pelo contratado.
- Sobre a forma verbal ou expressa de fornecer orientações legais e técnicas.
- Sobre as responsabilidades decorrentes da Lei 9.613/98, com as alterações da Lei nº. 12.683/12 e a Resolução CFC nº. 1.445/13 – Lei da lavagem de dinheiro.
- Delimitar as responsabilidades pelas conferências de documentos, arquivos e outros (integral ou amostragem).
- Prazos para o contratado fornecer os serviços.
- Forma e condições da comprovação da entrega da documentação (protocolo/comprovação) para o contratado.
CLÁUSULA TERCEIRA – Dos Deveres da Contratante
São deveres da Contratante:
Tratar / definir (sugestão):
- Forma, prazo e condições da disponibilização, pela contratante, das informações e documentação necessária para o desempenho de cada um dos serviços contratados de acordo com o objeto deste instrumento. Sugere-se que a relação de documentos necessários para a execução do contrato seja formalizada de forma descritiva no contrato, ou em anexo que pode ser: o manual de trabalho, acordo de trabalho ou manual de contratante, entre outros. São exemplos destes documentos:
- Boletim de caixa.
- Extratos de movimentação bancária e aplicação financeira.
- Contratos de financiamentos.
- Documentos fiscais de entrada e saída.
- Arquivos digitais.
- Relatórios de contas a receber e a pagar.
- Relatórios de inventário.
- Forma de comunicação das informações da movimentação do setor de pessoal.
- Periodicidade do envio da documentação/informações pelo Contratante.
- Forma e condições da comprovação da entrega da documentação (protocolo/comprovação) para o contratante.
- Quanto as obrigações acessórias que envolvam arquivos eletrônicos fornecidos pelo contratante:
- Definir claramente a responsabilidade do contratante nesse processo, como por exemplo:
- Solicitar as orientações fiscais para todos os novos produtos cadastrados.
- Relacionar os produtos a um grupo de tratamento fiscal sugerido pela organização contábil.
- Relacionar as principais operações realizadas pela empresa, para que seja fornecida a orientação fiscal das mesmas.
- Definir responsabilidade do contratante em informar novas operações fiscais que venham a ocorrer.
- Definir responsabilidade do contratante especificando a documentação fiscal (ou sua amostragem) que mereça ser conferida individualmente.
- Outras….
- Tratar da forma, condições e responsabilidades no tratamento da Gestão de Riscos do SPED:
- Tratar da responsabilidade pela idoneidade da documentação fornecida.
- Recomenda-se o uso dos conceitos da Matriz de Responsabilidade (ASCI) e elaboração de um projeto específico para a geração dos SPED’s, definindo as principais situações de riscos envolvidas no projeto.
- Um exemplo é a manipulação de dados em arquivos enviados pelo contratante, definindo que os ajustes serão realizados de acordo com os prazos e condições definidos pela organização contábil. Sugere-se definir que o envio de arquivos fora destas condições são situações de maior risco do contratante, e que possíveis multas de arquivos gerados fora das condições estabelecidas pela contratada são de responsabilidade da contratante.
- Definir claramente a responsabilidade do contratante nesse processo, como por exemplo:
- Tratar da Carta de Responsabilidade da Administração, prevista pela Resolução CFC 987/03.
CLÁUSULA QUARTA – Dos honorários
Sugestão (tratar):
- Tratar do valor, prazo de vencimento, multas e juros por atrasos, índice e periodicidade de atualização, forma de cobrança, cobrança de valor adicional ao final do ano.
- Tratar dos critérios para a fixação de honorários e futuras alterações (número de lançamentos, faturamento, número de funcionários, regime tributário, etc…).
- Tratar das despesas e custos e/ou reembolsos não incluídos nos honorários fixos mensais:
- encadernações, compra livros fiscais, pastas, cópias reprográficas, autenticações, reconhecimento de firmas, custas, emolumentos, taxas exigidas pelos serviços públicos e deslocamentos, etc…
- Tratar dos serviços não inclusos nos honorários fixos mensais (quando não forem objeto do contrato), como por exemplo:
- Alteração Contratual.
- Abertura de empresa.
- Certidão negativa do INSS, FGTS, ICMS, ISS, Federais.
- Certidões negativas de qualquer tipo.
- Homologação junto à DRT.
- Autenticações/ Registros de Livros.
- Encadernações.
- Declaração de Ajuste de Imposto de Renda Pessoa Física.
- Preenchimento de fichas cadastrais.
- Declarações de Pessoas Jurídicas.
- Obrigações fiscais acessórias.
- Defesas Administrativas.
- Renovação de Alvarás e Licenças.
- Serviços de Segurança e Medicina.
- Tratar da falta de pagamento de honorários como motivação para rescisão do contrato.
CLÁUSULA QUINTA – Das demais condições
5.1 – Das Filiais
O presente contrato estende-se à(s) filial(is), quando houver, que deverão cumprir as mesmas condições ora contratadas, mediante fixação de honorários específicos para cada estabelecimento.
5.2 – Do Direito de uso do nome da Contratada.
A CONTRATANTE concede, de modo expresso, o uso de seu nome à CONTRATADA, com o único objetivo de divulgar em qualquer tipo de mídia, que esta lhe presta serviços por força deste contrato, obviamente respeitado o sigilo das informações dela CONTRATANTE, sem que caiba a esta última o direito de reivindicar qualquer indenização ou ressarcimento, em qualquer tempo e/ou sob qualquer título.
5.3 – Da Procuração
Para o pronto atendimento das obrigações e prazos, bem como tramitação de documentos, em órgãos oficiais, a CONTRATANTE estabelecerá procuração ao CONTRATADO, em nome dos seus sócios, com poderes para o bom desempenho dos serviços contratados.
CLÁUSULA SEXTA – Da Vigência e Rescisão
- Início e fim de vigência do contrato.
- Tratar do prévio aviso (prazo, forma, etc…).
- Tratar do Distrato (forma de comunicação, multa compensatória na falta de prévio aviso, da execução dos serviços durante o prévio aviso, dos honorários na vigência do prévio aviso, etc…).
- Tratar da transferência dos serviços para outra empresa ou profissional.
- Tratar da suspensão dos serviços por falta de pagamento de honorários.
- Tratar sobre os casos de falência ou Recuperação Judicial da CONTRATANTE.
CLÁUSULA SÉTIMA – Do Foro
Fica eleito o Foro da cidade de (……..), com expressa renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, para dirimir as questões oriundas da interpretação e execução do presente contrato.
Modelo de Ata e Deliberação
